Kostenlose Vorlage: KI-Richtlinie für die Nutzung generativer KI im Unternehmen

Eine KI-Richtlinie (auch KI-Nutzungsrichtlinie) legt fest, welche generativen KI-Werkzeuge Mitarbeitende nutzen dürfen, welche Informationen sie in jedes Werkzeug eingeben dürfen, welche Regeln für die Ergebnisse gelten und wie Probleme gemeldet werden. Diese kostenlose Word-Vorlage enthält diese Abschnitte auf Deutsch, mit Feldern in eckigen Klammern zum Anpassen, und Sie dürfen sie frei in Ihrer Organisation verwenden.

Was die Vorlage enthält

Abschnitt	Was er festlegt
Zweck und Geltungsbereich	Warum es die Richtlinie gibt und für wen sie gilt, auch für externe Kräfte und private Geräte
Freigegebene Werkzeuge	Tabelle mit jedem Werkzeug, seinem freigegebenen Zweck und der höchsten Datenklassifizierung, die es erhalten darf
Regeln	Daten, die nie eingegeben werden, Prüfung der Ergebnisse, Verantwortung, Transparenz, geistiges Eigentum und Entscheidungen über Personen
Besprechungswerkzeuge	Bedingungen, um Besprechungen mit KI aufzuzeichnen, zu transkribieren oder zusammenzufassen
Verantwortlichkeiten	Aufgaben von Mitarbeitenden, Führungskräften, KI-Verantwortlichen und IT
Überwachung und Nachweise	Verzeichnis der Werkzeuge, Schulungsnachweis, Vorfallregister und vorgeschlagene Kennzahlen
Überprüfung und Freigabe	Überprüfungsintervall und Freigabe

In fünf Schritten anpassen

Ersetzen Sie die Felder in eckigen Klammern, etwa [ORGANISATION] und [KI_VERANTWORTLICHE_PERSON].
Tragen Sie die freigegebenen Werkzeuge mit Namen und der jeweils höchsten Datenklassifizierung ein.
Stimmen Sie die Regeln mit Ihrer Klassifizierungsrichtlinie und Ihren Datenschutzvorgaben (DSGVO) ab.
Löschen Sie den Umsetzungshinweis und geben Sie die Richtlinie über Ihren internen Prozess frei.
Kommunizieren Sie sie und begleiten Sie sie mit Schulung: Eine Richtlinie, die niemand kennt, senkt kein Risiko.

Warum eine KI-Richtlinie wichtig ist

Beschäftigte nutzen KI-Assistenten bereits zum Formulieren, Zusammenfassen oder Programmieren. Ohne klare Regeln entstehen reale Risiken: personenbezogene oder vertrauliche Daten in kostenlosen Werkzeugen, erfundene Ergebnisse beim Kunden und Entscheidungen über Personen ohne menschliche Prüfung. Zudem verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals, und ISO/IEC 42001 erwartet dokumentierte Regeln für den verantwortungsvollen Umgang mit KI. Eine kurze, konkrete Richtlinie ist der erste Schritt.

Nutzungsbedingungen

Sie dürfen die Vorlage herunterladen, anpassen und in Ihrer Organisation frei verwenden. Wenn Sie sie veröffentlichen oder weitergeben, nennen Sie bitte die Quelle (nexodocs.com). Sie ist ein Ausgangspunkt und keine Rechtsberatung: Passen Sie sie an Ihre Werkzeuge und das für Sie geltende Recht an.

Kostenlose Probe herunterladen (Englisch) Kostenlose Vorlage herunterladen (Word)

Häufige Fragen

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Sie können sie ohne Anmeldung herunterladen und in Ihrer Organisation verwenden. Wir bitten nur um Quellenangabe, wenn Sie sie veröffentlichen oder weitergeben.

Erfüllen wir damit die KI-Verordnung?

Sie hilft: Eine Nutzungsrichtlinie gehört zu den üblichen Maßnahmen für KI-Kompetenz und KI-Governance, stellt aber allein keine Konformität sicher. Kombinieren Sie sie mit Schulung und einem Verzeichnis der genutzten KI-Systeme.

In welchem Format liegt sie vor?

Als Word-Datei (.docx) auf Deutsch, mit bearbeitbaren Formatvorlagen und Feldern. Es gibt sie auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch.

Gibt es eine umfassendere Version?

Ja. Das NexoDocs ISO/IEC 42001 Kit auf Deutsch enthält diese Richtlinie zusammen mit der übergeordneten KI-Richtlinie, der Folgenabschätzung, dem KI-Systeminventar und weiteren Dokumenten des Managementsystems.